Mach Dich endlich überflüssig!


WARUM SICH FÜHRUNGSKRÄFTE IM B2B VERTRIEB ÜBERFLÜSSIG MACHEN SOLLTEN

Arbeit lieber sinnvoll auf andere zu verteilen, statt alles selbst zu erledigen – das sollten Führungskräfte eigentlich beherrschen. Warum überarbeiten sich dennoch so viele? 

Eine vielversprechende Führungskraft im B2B Vertrieb, die den eigenen Anspruch hat, auf der Karriereleiter weiter aufzusteigen, ist gut beraten, wenn er oder sie nur mit Nachwuchsführungskräften zusammenarbeitet, die besser sind als sie selbst. Leider - so unsere Beobachtung, entscheiden sich viele Top-Führungskräfte im B2B Vertrieb dafür, mit Teamleitern oder Head of’s zusammen zu arbeiten, die ihnen selbst nicht zur Gefahr werden können. 

Sie scharen eine Mannschaft um sich, die keine Gefahr für die eigene Position zu sein scheint, die exakt das machen, womit man sie beauftragt aber bloß keine Eigeninitiative. Nachwuchsführungskräfte, die einen “huldigt”. 

 

 

Warum ist es so wichtig, sich selbst überflüssig zu machen?

Dafür gibt es eine einfache Erklärung. Wenn man als Top-Führungskraft im B2B Vertrieb den nächsten Karriereschritt machen möchte, zum Beispiel in den Vorstand aufrücken und man hat nur schwache Nachwuchsführungskräfte um sich geschart, wer soll im Falle einer Beförderung die frei werdende Position ausfüllen?

Das ist exakt die Frage, die man sich auf Vorstandsebene stellt, wenn es eine Beförderung ansteht. Aus diesem Grund ist es wichtig, starke Nachwuchsführungskräfte um sich zu scharen. 

Das ist unsere Motivation, euch mit diesem Blogbeitrag systematische umsetzbare Ratschläge zu geben, wie man durch Delegierung ein starkes Team um sich aufbaut, dass einen selbst überflüssig macht.

Mein Mentor hat mich immer motiviert, mich nur mit Menschen zu umgeben, die einen besseren Job machen oder machen können, als ich selbst. 

Viel Spass beim Lesen und umsetzen!

Happy Selling

Børge

 

 

Meine Key Take aways wie immer vorab!

  • Gestalte deinen Tag so, dass er zum größten Teil aus sinnvollen Tätigkeiten und nur zu einem kleinen Teil aus notwendigen oder unwichtigen Tätigkeiten besteht.

     

  • Kläre die Prioritäten in Deinem Leben.

  • Welche Gegenmotive gibt es, die Dich im delegieren von Aufgaben einschränken?

  • Wer Aufgaben nur schwer abgeben kann, schadet damit auch anderen – etwa indem er ihnen Entwicklungschancen vorenthält.

  • Delegieren lohnt sich oft auch, wenn Du jemanden für das Erledigen einer Aufgabe bezahlen musst.

  • Beim Delegieren hast Du die Wahl zwischen verschiedenen Graden der Verantwortungsabgaben.

  • Führst Du ein virtuelles Team, sorge dafür, dass sich die Team-Member alle persönlich kennenlernen und gebe privater Kommunikation genügend Raum.

  • Planen die Vergabe von Aufgaben langfristig, indem Du geeignete Aufgaben für passende Personen auswählst.

  • Mit der Formel „Wer macht was wie womit wo wann wozu?“ stellst Du sicher, dass alle relevanten Fragen im Vorfeld geklärt sind.

 

Gestalte Deinen Tag so, dass er zum größten Teil aus sinnvollen Tätigkeiten und nur zu einem kleinen Teil aus notwendigen oder unwichtigen Tätigkeiten besteht.

Arbeitstage sind oft viel zu kurz, um alle Aufgaben erledigen zu können. Ein Grund dafür liegt darin, dass wir unsere Zeit nicht sinnvoll auf die verschiedenen Arten von Tätigkeiten verteilen. Davon gibt es drei:

Unwichtige Tätigkeiten, die so überflüssig sind wie das Sortieren von Stiften nach ihrer Farbe. Wir beschäftigen uns mit solchen Jobs, weil sie uns entweder selbst aufgetragen wurden oder weil wir uns von wichtigen aber unliebsamen Dingen ablenken wollen.

Tätigkeiten, die einfach erledigt werden müssen, etwa ein Termin in der Autowerkstatt. Solche Tätigkeiten sind zwar notwendig, wir müssen sie aber nicht zwingend selbst erledigen.

Tätigkeiten, die für uns wichtig sind – etwa Unternehmungen mit Freunden oder der Familie – oder Tätigkeiten, die unserer Gesundheit dienen wie zum Beispiel Fitness. 

Sicher wäre es schön, könnten wir uns ausschließlich den wirklich wichtigen Tätigkeiten widmen. Aber leider muss ich euch den Zahn ziehen, dieses Ziel ist nahezu unrealistisch. 

Gefährlich ist es aus folgendem Grund: Wenn wir uns nur noch mit unwichtigen, unsinnigen Tätigkeiten befassen, werden wir unzufrieden, erleben Stress und brennen aus. Ein gleichermaßen erstrebenswertes wie erreichbares Ziel ist es hingegen, dass die wichtigen Tätigkeiten gegenüber notwendigen und unwichtigen überwiegen.

Ob eine Tätigkeit aber wichtig oder unwichtig ist, kann man nicht global entscheiden, es ist von Person zu Person unterschiedlich. 

Während etwa das Korrekturlesen eines Geschäftsberichts für einen Vorstandschef zu den unwichtigen Aufgaben zählt, ist es für einen Korrektor wertvoller beruflicher Inhalt. Im Übrigen können auch unwichtige Tätigkeiten einen Zweck erfüllen, sofern Sie sie als Auszeit zur Entspannung nutzen.

 

 

Kläre die Prioritäten in Deinem Leben.

Einer Studie zufolge leisten Büroangestellte in der Hälfte ihrer Arbeitszeit keine Wertschöpfung, sondern sind mit unwichtigen Tätigkeiten beschäftigt. Das gilt auch für Führungskräfte. Inwieweit das 1:1 auf Mitarbeiter und Führungskräfte in B2B Vertrieben zu übertragen ist, wurde in dieser Studie nicht aufgeführt. 

Der volkswirtschaftliche Schaden aus Unterforderung und mangelnder Einbindung der Teammitglieder wird auf über 120 Milliarden Euro im Jahr geschätzt. Viele Unternehmen versuchen, mit ABC-Priorisierungen oder OKRs die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu erhöhen.

 

Dabei werden Aufgaben nach den Kategorien A (wichtig), B (weniger wichtig) und C (unwichtig) eingestuft. Das Ausfüllen solcher Listen selbst, würde ich als Tätigkeit der Kategorie C einstufen. Neben dem bürokratischen Aufwand erkennen wir dabei lediglich, wie viel Zeit wir verschwenden. Das frustriert.

 

Je besser Du Dich kennst, desto bewusster und gezielter kannst Du Dein Leben, Deinen Alltag und vor allem auch das Thema ‚Tu Du!‘ gestalten

Eines steht fest und ist nicht zu diskutieren. Durch Delegieren wirst Du viel Zeit gewinnen - vielleicht nicht kurzfristig, weil Du das Delegierte auch kontrollieren musst, aber mittel- und langfristig. 

Gebe dazu notwendige und wenn notwendig auch unwichtige Tätigkeiten an geeignete Personen ab. Das ist jedoch leichter gesagt als getan. Oft möchten wir im Prinzip delegieren, tun es aber doch nicht. Das kann daran liegen, dass wir es nicht voll und ganz wollen. Ein Teil von uns möchte doch lieber die Kontrolle behalten. Vielleicht trauen wir auch niemandem zu, die Aufgabe so gut zu erledigen wie wir selbst. Oder wir wollen als einsamer Held glänzen.

 

Welche Gegenmotive gibt es, die Dich im delegieren von Aufgaben einschränken?

Sinnvoller ist, wenn Du Dir nur gelegentlich einen groben Überblick darüber verschaffst, wie viel Lebenszeit Du A-, B- und C-Tätigkeiten jeweils widmest. Nimm Dir lieber etwas Zeit und frage Dich, wie es um Deine Prioritäten in Deinem Leben bestellt ist.

Nur wenn Du Dir darüber im Klaren bist, kannst Du Dich auch auf das für Dich Wesentliche konzentrieren. Prioritäten ändern sich. Aktualisiere darum Deine persönliche Liste immer wieder und gleiche sie mit dem Ist-Zustand ab.

 

Die Gründe, warum ‚Lass mal andere arbeiten‘ nicht gut klappt, sind vielschichtig

Um solche Selbstsabotage zu überwinden, solltest Du Deine grundsätzliche Einstellung zum Delegieren ändern, auch wenn das mühsam ist. Frage Dich zum Beispiel, welchen Gewinn Du Dir davon versprichst, eine Arbeit selbst zu erledigen. Was sind Deine eigentlichen Motive dabei? 

 

  • Machtstreben?

     

  • Misstrauen?

     

  • Perfektionismus?

     

  • Leistungsdrang?

     

  • Nettigkeit? 

 

Ein Beispiel wäre eine Frau, die es einfach nicht schafft, Haushaltsaufgaben wie Klo putzen an ihren Mann abzugeben. Bei näherem Nachdenken findet sie heraus, dass diese Schwierigkeit in ihrem Wunsch gründet, einen Mann zu Hause zu haben, der dem klassischen Männlichkeitsideal entspricht. Wenn der Frau angesichts dieser Erkenntnis die Entlastung immer noch wichtig ist, müsste sie an ihrem Männlichkeitsbild arbeiten. Oder aber sie putzt das Bad fortan frohen Herzens selbst, da sie nun weiß, was sie wirklich will.

 

Wer Aufgaben nur schwer abgeben kann, schadet damit auch anderen – etwa indem er ihnen Entwicklungschancen vorenthält.

Was Dir auch helfen kann, innere Widerstände gegen das Delegieren zu überwinden, ist ein Blick auf die Kosten Deines eigenen Verhaltens – für Dich persönlich aber auch für Deine Mitarbeiter oder Deine Familie. Zum Beispiel hältst Du andere klein, indem Du ihnen nichts zumutest. 

Auch nimmst Du Deinen Mitarbeitern Entwicklungschancen, gibst ihnen das Gefühl, bevormundet zu werden oder hältst sie davon ab, wichtige Erfahrungen zu machen. 

 

Meiner Meinung nach machen viele Unternehmen immer noch den Fehler, dass sie den ‚fachlich besten‘ Mitarbeiter befördern, anstatt sich nach den Kollegen umzuschauen, die Management- und Führungsqualitäten haben

Ich selbst habe einmal in meiner beruflichen Laufbahn nach vielen Jahren ein Unternehmen verlassen und es wurde die fachlich beste Kandidatin als Nachfolge bestimmt, aber kein Kandidat mit ausgeprägten Management- und Führungsqualitäten. 

Die fachlich beste Kandidatin hatte sich ein Umfeld geschaffen, was sie “gehuldigt” hat. Das hat schlussendlich dazu geführt, dass dem Unternehmen auf der Kundenseite ein enormer Reputationsschaden entstanden ist und auf der Führungsebene im weiteren Verlauf mehrere Führungswechsel beschert hat. 

 

Delegieren lohnt sich oft auch, wenn Du jemanden für das Erledigen einer Aufgabe bezahlen musst.

Oft scheitert das Delegieren am Geld. Gerade Kleinunternehmer reden sich oft damit heraus, nicht genug Geld etwa für einen externen Dienstleister zu haben. Das ist jedoch oft eine Milchmädchenrechnung. 

Zum einen kostet Ihre eigene Arbeitszeit auch Geld – und womöglich nicht wenig, zumal, wenn Sie hinzurechnen, welche weitaus produktiveren Aufgaben Sie in der Zeit stattdessen hätten erledigen können. 

Doch selbst wenn der Stundensatz eines Spezialisten höher ist als der eigene, kann sich Delegation durchaus lohnen, da der Experte die Aufgabe schneller und besser erledigt. Fehlt es wirklich an Budget, solltest Du überlegen, wie Du ein Budget ansparen oder es extern besorgen kannst. Im Privaten kann es zum Beispiel das Putzen sein. Menschen mit Putzhilfen sind glücklicher als solche, die selbst schrubben – sofern sie die gewonnene Zeit für Hobbys und Freizeit nutzen.

 

Beim Delegieren hast Du die Wahl zwischen verschiedenen Graden der Verantwortungsabgaben.

Beim Delegieren solltest Du immer klarstellen, welche Kompetenzen der Mitarbeiter beim Bearbeiten der delegierten Aufgabe hat. Auch braucht er die entsprechenden Informationen. Je nachdem, was der Mitarbeiter machen soll und was er wissen muss um die Aufgabe den Vorstellungen entsprechend zu erledigen, gibt es folgende Spielarten des Delegierens:

 

  • Umsetzen. Hier erhält der Mitarbeiter klare Anweisungen und ein detailliertes Briefing, Du selbst behältst dabei Kontrolle und Verantwortung.

     

  • Optionen erarbeiten. Hier briefst Du den Mitarbeiter was zu tun ist und lässt ihn Vorschläge machen, wie das Ziel erreicht werden kann. Auch bei dieser Variante bleiben Verantwortung und Kontrolle weitgehend bei Dir.

     

  • Vorschläge erarbeiten. Wie bei der vorigen Variante erarbeitet der Mitarbeiter auch selbst mögliche Lösungen, entscheidet sich aber selbstständig für eine Option. Du besitzt nur noch ein Vetorecht. Der Mitarbeiter trägt eine gewisse Mitverantwortung und Dein eigener Kontroll- und Briefingaufwand sinkt.

     

  • Mit Rückmeldung entscheiden. Hier erarbeitet der Mitarbeiter nicht nur selbstständig Lösungen und entscheidet sich für eine von ihnen, sondern er setzt sie sogar eigenverantwortlich um. Anschließend berichtet er Dir über den Status Quo oder die Ergebnisse. Nur wenn er Fragen hat, nicht weiterkommt, kommt er auf Dich zu. Bei dieser Variante hast Du erheblich weniger Kontrolle und Briefingaufwand.

     

  • Ohne Rückmeldung entscheiden. Wenn Du dem Mitarbeiter und seiner Leistung voll vertraust, kannst Du ihn einfach machen lassen. Dein eigener Kontroll- und Briefingaufwand geht dabei gegen null.

     

  • Initiativ sein. Diese Variante geht sogar noch weiter, indem der Mitarbeiter im Rahmen seiner Kompetenzen und der Unternehmensstrategie volle Freiheit erhält, auch jenseits von vereinbarten Aufgaben tätig zu werden. Diese Art Autonomie haben klassischerweise etwa Abteilungsleiter.

     

  • Autonom sein. Hier gibst Du als Führungskraft nur noch den groben Rahmen vor. Ansonsten arbeiten die Mitarbeiter selbst organisiert und hierarchielos auf das gesteckte Ziel hin. Diese Arbeitsweise ist typisch für moderne, agile Unternehmen.

 

‚Agile Führung‘ bedeutet, es auszuhalten, wenn die Kollegen nicht so schnell sind, wie wir es uns wünschen, oder wenn sie ihren eigenen Weg gehen

Führen und Delegieren werden in agilen, hierarchielosen Unternehmen übrigens nicht überflüssig, es ändert sich aber der Stil und die Art und Weise der Kommunikation. Hier bist Du als B2B-Führungskraft im Grunde Dienstleister. Deine B2B Vertriebsmitarbeiter und Führungskräfte erwarten von Dir zudem eine hohe Fehlertoleranz und Geduld, falls Projekte sich einmal nicht so entwickeln wie gedacht.

 

Führst Du ein virtuelles B2B Sales-Team, sorge dafür, dass sich die Team-Member alle persönlich kennenlernen und gebe privater Kommunikation genügend Raum.

Die Zusammenarbeit in virtuellen Teams, wie sie seit der Corona Pandemie beinahe zur Regel geworden ist, bringt eigene Schwierigkeiten mit sich. Das gravierendste Problem ist dabei der Mangel an persönlichem Austausch. 

Die Teammitglieder vertrauen einander weniger und die gemeinsame kommunikative Basis fehlt. Doch wo das gegenseitige Verständnis nicht mehr durch allerlei nonverbale Signale unterstützt wird, kommt es oft zu Missverständnissen, die zu vermeiden einen erheblichen Aufwand bedeutet.

 

Regel: So viele Meetings wie nötig, so wenige wie möglich

Entsprechend solltest Du dafür sorgen, dass sich die Mitglieder Deines virtuellen B2B Sales-Teams einander zum Projektstart persönlich kennenlernen und dass sich die virtuelle Kommunikation nicht auf fachliche Themen beschränkt. Rege vielmehr den Austausch über persönliche Themen an. Wir empfehlen sogar, ein wöchentliches Meeting rein für private Themen einrichten - z.B. einen virtual Coffee-break.

Beim Delegieren gilt es, genau zu klären, wer was macht, da das sonst übliche informelle Nachfragen wegfällt. Unerlässlich sind auch Kommunikationsregeln für den virtuellen Raum, inklusive Antwortzeiten, Erreichbarkeiten und Etikette. Mitarbeiter im Homeoffice müssen ihren Tag planen können. Sei zudem sparsam mit Onlinemeetings.

 

Planen die Vergabe von Aufgaben langfristig, indem Du geeignete Aufgaben für passende Personen auswählst.

Damit der Aufgaben Transfer nicht an bestimmten typischen Problemen wie etwa falschem Timing, falscher Aufgabe oder falscher Person scheitert, beachte bitte die folgenden Prinzipien:

 

  • Delegiere nur Aufgaben, bei denen es sinnvoll ist. Gut delegierbar sind etwa wiederkehrende Arbeiten, Recherchen oder Expertenjobs. Ebenso gut eignen sich Aufgaben, deren Abfolge bereits dokumentiert ist oder solche, aus denen später einmal ein eigenständiges Arbeitsfeld werden soll. Bereite die Übergabe der Aufgabe gut vor, etwa indem komplexe Tätigkeiten in Teilaufgaben zerlegst. Nicht zuletzt solltest Du versuchen, eine gute Mitte zwischen unter- und fordernden Aufgaben zu finden.

     

  • Achte darauf, dass derjenige, dem Du eine Aufgabe überträgst, die nötigen Kompetenzen und entsprechende Erfahrung mitbringt. Erfahrung ist umso wichtiger, je schneller eine Aufgabe erledigt werden muss. Gibt es keine ideale Person, stelle ein Teams zusammen, deren Mitglieder sich ergänzen. Nehme auch auf die unterschiedlichen Persönlichkeitstypen und Vorlieben Deiner Mitarbeiter Rücksicht – etwa indem Du einen kreativen Mitarbeiter nicht unbedingt Excel-Tabellen ausfüllen lässt.

     

  • Vermeide auf jeden Fall die Möglichkeit einer Rückdelegation. Hast Du eine Aufgabe einmal delegiert, nehme sie nicht wieder zurück. Falls ein Mitarbeiter Probleme mit der ihm übertragenen Aufgabe hat, frage ihn, was er konkret braucht, um weiterzukommen, oder welche Alternativen er vorschlägt.

 

Mit der Formel „Wer macht was wie womit wo wann wozu?“ stellst Du sicher, dass alle relevanten Fragen im Vorfeld geklärt sind.

Um sicherzugehen, dass Du alle zur Aufgabe gehörigen Informationen kommunizierst, kannst Du Dich an der 7-W-Formel orientieren: Wer macht was wie womit wo wann wozu? 

Oder Du nutzt die sogenannte PIDEWaWa-Methode. Der Name dieser Methode setzt sich zusammen aus den Elementen 

 

  • „positiv“

     

  • „Ist-Zustand“

     

  • „detailliert“

     

  • „erreichbar“

     

  • „wann“

     

  • „warum“

 

Formuliere die Aufgabe also positiv, im Präsens, konkret und messbar. Und achte darauf, dass das Ziel auch erreichbar ist, lege einen Zeitrahmen fest und nennen die Gründe, warum die Aufgabe erledigt werden muss.

 

Wenn es darauf ankommt, Aufgaben so abzugeben, dass der andere sie gut erledigen kann, kommunizieren wir scheinbar oftmals stümperhaft

Bespreche, welche Ressourcen Deine Mitarbeiter zur Erledigung der Aufgabe benötigen. Und gebe Perfektionisten enge Zeitvorgaben. Ansonsten helfen Referenzwerte oder Schätzwerte. Ist jemand mit einer Aufgabe angeblich fast fertig, solltest Du hellhörig werden: Erfahrungsgemäß fällt auf der Zielgeraden doch immer noch mehr Arbeit an als gedacht.

 

Über SingularitySales:

Wir entwickeln, etablieren und skalieren erfolgserprobte Sales-Strategien mit Kundendialog - Inhouse sowie im Outsourcing. Wir bündeln mehr als 60 Jahre Expertise im B2B Vertrieb - vorwiegend im Bereich XaaS und haben insgesamt mehr als 1 Milliarde EURO an ARR aufgebaut.

 

Ich wünsche Euch viel Spaß und Freude bei der Umsetzung!

Liebe Grüße

Børge