Wenn Du schon einmal auf eine Angebotsanfrage (RFP) geantwortet hast, wirst Du das Gefühl der Erleichterung kennen, welches sich einstellt, wenn Du endlich das fertige Angebot eingereicht hast.
Ohne einen klaren RFP-Prozess ist die Beantwortung von RFPs in der Regel komplett chaotisch, unklar und frustrierend. Schlimmer noch, der Mangel an Organisation führt oft zu erfolglosen Angeboten, wodurch die investierte Zeit zu einer totalen Verschwendung wird.
Wie es anders geht, wollen wir in diesem Blogbeitrag aufzeigen.
Viel Freude beim Lesen und allen viel Erfolg bei der Umsetzung!
LG und happy selling
Børge
Was ist ein RFP?
Ein RFP steht für Request for Proposal. Ein RFP ist eine formelle Anfrage, die von einem Käufer, welcher ein Produkt, eine Dienstleistung oder eine Lösung sucht, an mehrere potenzielle Anbieter gesendet wird.
Das RFP-Dokument stellt allen Anbietern die gleichen Fragen. Anschließend reichen interessierte Anbieter ihre Antworten in einem Angebotsdokument zur Prüfung ein. Dieser Ansatz fördert Transparenz und Fairness und ermöglicht es Einkäufern, datengetriebene Kaufentscheidungen nach einheitlichen Kriterien zu treffen.
RFPs sind in verschiedenen SaaS Modellen ein durchaus starker Wachstumskanal, daher kann es Sinn machen, der Besetzung dieser Position eine entsprechende Aufmerksamkeit zu verleihen.
Der oder die ideale RFP Projektmanager/in sollte die folgenden Ausprägungen mitbringen:
#01 - Eine starke Führungspersönlichkeit
#02 - Sehr gut strukturiert und organisiert
#03 - Ein kritischer Denker
#04 - Detail orientiert
#05 - Kollaborativ
#06 - Ein kreativer Problemlöser
#07 - Geduldig
#08 - Kommunikativ
#09 - Strategie fokussiert
So setzt Du einen erfolgreichen RFP Angebotsprozess auf:
Es gibt ein paar Dinge, die immer gleich bleiben, unabhängig davon, welchen Angebotsprozess Du wählst. Hier einige Tipps&Tricks, mit denen Du in diesem Prozess erfolgreicher sein wirst:
No. 1: Identifiziere das Ziel des Projekts
Im Allgemeinen ist dieser Teil ziemlich einfach. Natürlich willst Du den RFP gewinnen. Es ist jedoch wichtig, darüber hinaus zu denken und zu definieren, warum diese RFP gut passt, sowie die prognostizierten Auswirkungen auf Dein Business, wenn Du gewinnst. In dieser Situation ist es hilfreich, den RFP mit der Unternehmensstrategie abzugleichen. Passt der RFP, dann bieten, ansonsten - don't waste your time.
No. 2: Definiere die Projektaufgaben
Nachdem Du das Ziel identifiziert hast, müssen die Aufgaben klar benannt werden und in einzelne Tasks heruntergebrochen werden. Jeder Task hat einen klaren Verantwortlichen und einen Supporter.
Deine Liste könnte beispielsweise so aussehen:
#01 - Erstelle eine Projektbeschreibung (siehe auch Schritt 5 dieser Anleitung)
#02 - Identifiziere alle Tasks, die gleichzeitig erledigt werden können
#03 - Plane und moderiere ein Kickoff-Meeting
#04 - Sammle und übermittle alle Folgefragen für den Käufer
#05 - Durchsuche Deine Wissensbibliothek nach wiederverwendbaren Antworten
#06 - Passe wiederverwendbare Antworten für diese Gelegenheit an
#07 - Weise Deinen Fachexperten alle neu aufkommenden Fragen zu
#08 - Schreibe und überprüfe neue Antworten
#09 - Lege die möglichen Leitplanken für Angebotspreise fest
#10 - Erstelle ein Angebotsdokument
#11 - Überprüfe alle Antworten auf Konsistenz und Genauigkeit
#12 - Erstelle eine Formatvorschlag für das Angebotsdokument
#13 - Entwerfe und füge visuelle Elemente hinzu
#14 - Stelle sicher, dass alle RFP-Geschäftsanforderungen erfüllt sind
#15 - Führe eine abschließende Prüfung durch Marketing und Vertrieb durch
#16 - Executive Review und Genehmigung des Vorschlags
#17 - Reiche den endgültigen Vorschlags ein
#18 - Fordere Feedback zum Endergebnis ein
#19 - Organisiere eine Nachbesprechung, um Feedback zu erhalten
#20 - Optimieren Deine Prozesse und aktualisiere Deine Wissensbibliothek
No. 3: Baue Dein RFP-Angebotsteam auf
Nach Überprüfung der Projektaufgaben bzw. der Aufgabenliste solltest Du Dir die Frage stellen, wer im Team am besten geeignet ist, diese einzelnen Aufgaben zu erfüllen? Brauchst Du Hilfe, Input oder Kritik von anderen?
Ordne die Personen den Aufgaben zu, die ihnen zugewiesen werden, und der Rolle, die sie im Prozess spielen werden. Diese Liste sollte dann Stakeholder, Support-Mitarbeiter, KMU, Abteilungsleiter und Führungskräfte enthalten.
No. 4: Informiere Dich über die benötigten Informationen und Tools
Als Nächstes musst Du sicherstellen, dass Dein Team über alle Informationen und alle Tools verfügt, die es benötigt, um die von Dir bereitgestellten Aufgaben erfolgreich auszuführen. Haben Deine Fachexperten zum Beispiel alle Zugriff auf Eure Wissensbibliothek, ein zentral abgelegte Angebotsvorlage (z.B. in G-Drive) oder noch besser, eure RFP-Lösung?
Liegen allen die Leistungsdaten und Kundenreferenzen vor, nach denen der Käufer gefragt hat? Hat Dein Capture-Management-Team seine Recherchen, Gewinnthemen und Kundeneinblicke bereitgestellt?
Vermeide unbedingt Verzögerungen und Hindernisse in eurem Prozess, indem Du überprüfst, ob die erforderlichen Ressourcen verfügbar sind, bevor das Projekt beginnt.
No. 5: Erstelle eine Projektbeschreibung
#01 - Fasse alles in einer Projektbeschreibung zusammen.
#02 - Starte mit dem Projektziel.
#03 - Definiere die wichtigsten milestones des Projekts. (Beispielsweise kannst Du angeben, wann Folgefragen fällig sind, wann KMU-Antworten fällig sind und die Frist für die Einreichung von Vorschlägen).
#04 - Stelle als Nächstes die Projektaufgaben bereit, die mit den zugewiesenen Mitarbeitern abgeglichen sind.
#05 - Teile alle Informationen, die die Mitwirkenden benötigen, um ihre Aufgaben zu erledigen.
No. 6: Los geht's
Das Projekt kann starten. Den Startpunkt setzt ein Kickoff-Meeting. In diesem Meeting stellst Du sicher, dass jeder den RFP-Projektmanagementansatz und seine Anwendung kennt. Dann liegt es an Dir als Projektleiter, den Prozess auf Kurs zu halten.
Zu guter Letzt ein paar Projektmanagement Tipps & Tricks
#01 - Übernehme Verantwortung
Wenn Dein Angebotsteam zu Besprechungen zusammenkommt, frage nicht nach Meinungen, frage nach Fakten. Sind die Arbeitsbelastungen der Mitwirkenden überschaubar? Kommt das Projekt wie erwartet voran? Sind die erforderlichen Ressourcen und Informationen verfügbar? Ist der Plan realisierbar?
Frage das Team nach potenziellen Lücken oder blinden Flecken. Frage jedoch NICHT nach Beiträgen zum Projektmanagementstil, zu den Verantwortlichkeiten oder zu Überprüfungen. Wir alle haben dieses Teammitglied, das immer etwas Negatives zu sagen hat.
#02 - Plane Ressourcen schonend
Obwohl Konsistenz ein wesentliches Element ist, um die Vorteile des Projektmanagements voll auszuschöpfen, muss nicht jedes RFP vollständig behandelt werden. Wenn ein RFP beispielsweise kurz ist und die Eingabe von zwei Personen erfordert, kannst Du den Prozess gerne verkürzen und damit den Zeitplan beschleunigen. Wenn Ihr bereits der etablierte Anbieter seid und der RFP eine Formsache ist, dann reduziere den Aufwand und die Teamgröße auf das notwendige Maß.
Die von uns hier aufgeführte Methoden ist im Allgemeinen am besten zur Bearbeitung großer Ausschreibungsprojekte sinnvoll. Wenn also ein informeller Prozess wesentlich effizienter ist, um das Endziel zu erreichen, dann tue es und verbringe die gesparte Zeit mit etwas anderem.
#03 - Suche die Unterstützung der Geschäftsführung
Unweigerlich wirst Du und Dein Team im laufenden Prozess auf Hindernisse und Herausforderungen stoßen. Wenn Hindernisse und Herausforderungen von jemandem außerhalb Ihrer Befehlskette verursacht werden, kann das eventuell zu Unwohlsein führen, denn diese Themen MÜSSEN angesprochen und gelöst werden.
Aus diesem Grund ist es wichtig, die Unterstützung der Geschäftsführung zu haben. Wenn Dein RFP-Team sichtbare Unterstützung von Führungskräften sieht, profitiert Ihr von einer verbesserten Position bei der Workload-Priorisierung.
#04 - Zentralisiere den Prozess
Viele Angebotsteams kämpfen mit Missverständnissen und Unklarheiten rund um den Angebotsprozess. Durch die Zentralisierung von allem hat jedes Teammitglied Zugriff auf alle Informationen, die es benötigt, um fundierte Entscheidungen zu treffen und seine nächsten Schritte durchzuführen.
#05 - Ändere den Prozess nicht, um vorübergehende Probleme zu lösen
Als Projektmanager ist es wichtig, die Ursache auftretender Herausforderungen zu identifizieren. Beispielsweise kannst Du auf ungewöhnliche Umstände, einzigartige Barrieren oder unkooperative Menschen stoßen. Dann ist es oftmals verlockend, den Prozess sofort zu ändern, um zu versuchen, das Problem zu lösen. Widerstehe diesem Drang jedoch.
Von Zeit zu Zeit sind besondere Umstände vorprogrammiert. Und Widerstand gegen Veränderungen ist natürlich. Aber anstatt wahrgenommene Probleme sofort durch Prozessänderungen zu lösen, konzentriere Dich darauf, die Wahrscheinlichkeit zu identifizieren, dass das Problem erneut auftritt.
Kurz gesagt, ändere nicht ständig Deinen RFP-Projektmanagementansatz, um vorübergehende Herausforderungen zu bewältigen.
#06 - Gib der Sache Zeit
Wenn Du diese RFP-Projektmanagementstrategie zum ersten Mal anwendest, wirst Du möglicherweise das Gefühl haben, dass dieser neue Prozess weniger effizient ist. Trotzdem durchhalten!
Wenn Du Dich und Dein Team sich mit dem proaktiven RFP-Managementprozess und den Erwartungen vertraut macht, werden ihr bemerkenswerte (und messbare) Verbesserungen feststellen. Die Rückkehr zu einem reaktiven Prozess wird Dich davon abhalten, Dein volles Potenzial auszuschöpfen.
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